W wielu fundacjach i stowarzyszeniach zdarza się, że umowę podpisuje jedna osoba z zarządu, chociaż statut wymaga dwóch podpisów. dopóki wszystko idzie dobrze, nikt się tym nie przejmuje. pytania zaczynają się przy audycie, zmianie zarządu albo sporze z wykonawcą: czy taka umowa jest ważna, czy grożą nam jakieś konsekwencje i czy da się to „naprawić”. W tym tekście wyjaśniam, co prawo mówi o umowach zawartych bez właściwej reprezentacji, na czym polega potwierdzenie (konwalidacja) i co warto uporządkować w statucie i praktyce działania NGO na przyszłość.
Podstawy prawne reprezentacji w NGO
Nasz punkt wyjścia to zasada z art. 38 kodeksu cywilnego: osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. w praktyce oznacza to, że to statut NGO decyduje, kto i w jakiej konfiguracji może składać oświadczenia woli, w tym podpisywać umowy.
W statutach najczęściej pojawia się rozróżnienie na sprawy majątkowe i niemajątkowe. uproszczając:
• sprawy majątkowe to wszystkie czynności, które bezpośrednio lub choćby potencjalnie wpływają na aktywa lub zobowiązania organizacji,
• sprawy niemajątkowe to np. oświadczenia związane z reprezentacją „na zewnątrz”, ale bez skutku finansowego.
W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się, że zdecydowana większość umów cywilnoprawnych to właśnie sprawy majątkowe. Dotyczy to zarówno klasycznych umów o pracę, umów zlecenia i o dzieło. Jeżeli statut przewiduje w takich sprawach reprezentację łączną dwóch członków zarządu, to z punktu widzenia prawa jedna osoba podpisująca umowę „za zarząd” działa z naruszeniem zasad reprezentacji. ALE: to jeszcze nie oznacza automatycznie nieważności umowy.
Umowa ze zbyt „małą ilością podpisów”
Intuicyjnie skoro statut wymaga dwóch podpisów, a jest tylko jeden, to wszystko idzie do kosza. Na szczęście prawo cywilne jest tu bardziej elastyczne.
Po pierwsze, trzeba odróżnić dwie sytuacje:
• działanie rzeczywistego organu osoby prawnej, ale niezgodnie z zasadami reprezentacji (np. jeden członek zarządu zamiast dwóch),
• działanie osoby, która w ogóle nie jest organem, a podpisuje się jak organ.
Oba przypadki mieszczą się w tzw. wadliwej reprezentacji.
Konwalidacja (uzdrowienie) przez potwierdzenie
W polskim prawie funkcjonuje konstrukcja „konwalidacji”, czyli uzdrowienia wadliwej czynności prawnej przez potwierdzenie jej przez osobę uprawnioną. W praktyce wygląda to tak, że:
• ktoś zawiera umowę w imieniu ngo, nie mając do tego pełnych umocowań (np. podpisuje ją sam, gdy statut wymaga dwóch podpisów),
• druga strona działa w dobrej wierze, zakładając, że zasady reprezentacji są zachowane,
• później właściwy organ ngo może taką umowę potwierdzić albo odmówić potwierdzenia.
Potwierdzenie nie musi mieć formy osobnego pisma z tytułem „potwierdzenie ”. Dopuszcza się potwierdzenie dorozumiane, wynikające z zachowania samej organizacji. Przykładowo:
• jeśli zarząd wiedział o umowie, dopuścił do jej wykonania i wypłacił wynagrodzenie,
• jeżeli ngo przyjęła i wykorzystała rezultat umowy (np. publikację, szkolenie, raport),
to można mówić o dorozumianym potwierdzeniu czynności, które „uzdrawia” pierwotną wadę reprezentacji.
Co z umowami, które już zostały wykonane?
Z perspektywy większości ngo najważniejsze pytanie brzmi: czy mamy się cofać do wszystkich starych umów i sprawdzać, kto dokładnie je podpisał.
W umowach, które są już wykonane i rozliczone, gdzie druga strona wykonała swoje świadczenie, a organizacja zapłaciła, w praktyce najczęściej dochodzi do dorozumianego potwierdzenia. Organizacja zachowuje się tak, jakby umowa była w pełni ważna: korzysta z efektów, ujmuje wydatek w księgach, pokazuje umowę w rozliczeniu projektu, nie kwestionuje zobowiązania. Ryzyko prawne najczęściej wiąże się nie z tym, że ktoś odkryje wadę reprezentacji, tylko z sytuacją sporu.
Czego nie robić?
To, że prawo dopuszcza potwierdzanie czynności zawartych z wadą reprezentacji, nie oznacza, że można statut spokojnie ignorować. Konwalidacja to bezpiecznik, a nie model zarządzania organizacją. Im większa wartość umowy, im większe ryzyko sporu z kontrahentem, tym bardziej opłaca się zadbać o reprezentację już na etapie zawierania umowy. W sprawach drobnych, o niewielkiej wartości, w razie wpadki łatwiej obronić się argumentem dorozumianego potwierdzenia, ale i tak lepiej mieć uporządkowane procedury.
Jak to uporządkować?
Jeżeli problem podpisywania umów jest powtarzalny, to sygnał, żeby uporządkować zasady reprezentacji i praktykę w organizacji. możliwe kierunki są różne:
• zmiana statutu – np. wprowadzenie jednoosobowej reprezentacji w sprawach do określonej kwoty, przy pozostawieniu reprezentacji łącznej dla umów o większym ciężarze finansowym;
• doprecyzowanie, co uważacie za „drobne bieżące sprawy”, a co za czynności przekraczające zwykły zarząd;
• rozważne korzystanie z pełnomocnictw – pamiętając, że pełnomocnik musi być powołany zgodnie z zasadami reprezentacji, a pełnomocnictwo nie może być prostym obejściem wymogu dwóch podpisów;
• wypracowanie jasnej praktyki biurowej: kto przygotowuje umowy, kto sprawdza zgodność z zasadami reprezentacji, kiedy drugi podpis jest konieczny, a kiedy nie.
Takie uporządkowanie jest ważne nie tylko ze względu na ryzyko sporów, ale także na relacje z grantodawcami, księgowością i audytem. Im bardziej spójna jest praktyka, tym mniej stresu przy rozliczaniu projektów.
