Jak wynagradzać zarząd w NGO? Cz. 1 – umowa o pracę




[AKTUALIZACJA 27.06.2020] Od czasu publikacji tego wpisu, zdecydowanie więcej członków zarządu NGO wynagradzanych jest na podstawie powołania lub kontraktu menedżerskiego. W zakresie tego ostatniego pojawiła się również nowa możliwość wykorzystania działalności nierejestrowanej. Niemniej umowa o pracę wciąż pozostaje popularnym i bezpiecznym rozwiązaniem dla dużych i stabilnych NGO.

Początkowo jeden wpis miał obejmować zestawienie różnych form zatrudnienia członków zarządu w organizacjach pozarządowych, lecz z racji obszerności zagadnienia ostatecznie postanowiłem podzielić go na kilka mniejszych części.

Jest to, jak na razie, najobszerniejszy cykl na blogu. Całość składa się z czterech następujących części:

Wprowadzenie

Celem cyklu jest zestawienie różnych sposobów wynagradzania członków zarządu stowarzyszeń i fundacji pod względem praktycznym. Pomijam tutaj różne aspekty poza prawne, o których jest już sporo informacji na innych stronach.

Na pewnym etapie rozwoju organizacji kwestia uporządkowania wynagrodzeń zarządu staje się konieczna. Zwykle o formie (niekoniecznie o samym fakcie wynagrodzenia) decydują sami zainteresowani, czyli członkowie zarządu. Na decyzję tą wpływają również różne czynniki spoza funkcjonowania organizacji, a dotyczące samego zainteresowanego. Na nich też chciałbym się skupić.

Możemy rozróżnić wynagrodzenie wypłacane w związku z pełnioną funkcją (przedmiotem będzie samo zarządzanie) oraz wynagrodzenia za inne zadania NGO. W dalszej części skupię się właśnie na wynagrodzeniu za zarządzanie.

W przypadku stowarzyszeń pierwszy rodzaj jest uzależniony przez ustawę od wprowadzenia stosownych przepisów w statucie (art. 10 ust. 1 pkt 5a Prawa o stowarzyszeniach). Przykładowo podstawa prawna w statucie może wyglądać tak:

„Członkowie zarządu mogą otrzymywać wynagrodzenie za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją.”

Umowa o pracę

Umowa o pracę to najpopularniejsza forma w dłużej istniejących organizacjach. Przedmiotem umowy o pracę będzie prowadzenie spraw stowarzyszenia/fundacji („zarządzanie”).

Jest to w zasadzie typowa umowa o pracę z członkiem zarządu i można się posiłkować dowolnymi wzorami umów dotyczących zarządów spółek z o.o. (najlepiej tych, gdyż zwykle są uproszczone i posiadają specyficzne ujęcie pracodawcy — osoby prawnej wzg. pracownika członka zarządu). Dalsze części umowy, zgodnie z Kodeksem pracy, powinny obejmować: obowiązki, czas pracy, wynagrodzenie i sposób płatności, rozwiązanie itd.

Obowiązki będą wynikać bezpośrednio ze statutu organizacji,
należy więc w umowie odwołać się do niego oraz do uchwał innych organów, jeżeli też mogą być źródłem obowiązków (np.: uchwał walnego zebrania członków, rady fundacji, komisji rewizyjnej).

Warto tutaj podkreślić, iż umowa o pracę nie jest podstawą pełnienia funkcji (jest nim uchwała organu powołującego na stanowisko). W takim przypadku wystąpią dwa odrębne stosunki:

  1. Korporacyjny wynikający ze statutu i będący podstawą pełnienia funkcji,
  2. Stosunek pracy wynikający z umowy o pracę.

Należy o tym pamiętać, gdyż będzie to miało znaczenie w przypadku odwołania ze stanowiska. Trzeba będzie wówczas oddzielnie rozwiązać oba stosunki i różne będą ich konsekwencje (np. uprawnienia pracownicze). Może też wystąpić różnica w terminach wypowiedzenia.

Stowarzyszenie jako pracodawca

Pracodawcą, czyli drugą stroną umowy będzie stowarzyszenie. Tutaj zwykle rodzi się problem, kto ma podpisać z przyszłym pracownikiem umowę. Możliwości znowu jest kilka, jednak te dotyczące stowarzyszeń zostały mocno ograniczone nowelizacją Prawa o stowarzyszeniach z dnia 20 maja 2016 roku, która przewiduje, iż w sprawie umów i sporów z członkiem zarządu stowarzyszenie reprezentuje:

  1. Członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w
    uchwale tego organu, lub
  2.  Pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów).

Rozwiązanie pierwsze wydaje się najłatwiejsze. Komisja rewizyjna wyznacza jednego z pośród członków w specjalnej uchwale, który następnie podpisuje umowę w imieniu stowarzyszenia. Należy pamiętać by w uchwale i umowie wskazać również, iż osoba ta jest upoważniona do wykonywania uprawnień pracodawcy względem pracownika – członka zarządu. Dodatkowo przyda się przy wszelkich „formalnościach” (premie, zmiany w umowie, urlopy itd.). Druga możliwość wiążę się z koniecznością przeprowadzenia walnego zebrania, co samo w sobie jest mocno sformalizowane. Dlatego warto przy okazji corocznego zwyczajnego walnego, podjąć taką uchwałę na przyszłość – wyznaczając jednego z członków stowarzyszenia lub inną osobę.

Fundacja jako pracodawca

Ustawa o fundacjach pozostawia więcej możliwości, nie regulując tej kwestii wprost. Zgodnie więc z przepisami prawa cywilnego dotyczącymi zawierania umów, fundację mogą reprezentować następujące osoby:

  1. Inny członek zarządu lub inni członkowie w zależności od sposobu reprezentacji. Aczkolwiek mogą się tu pojawić wątpliwości w sferze dobrych obyczajów w przypadku ustalenia wynagrodzenia przez sam zarząd i następnie podpisywania umów członków zarządu między sobą; jeszcze większe problemy będą w przypadku wykonywania obowiązków pracodawcy np. związanych z podwyżką wynagrodzeń, premią itp.; w takiej sytuacji transparentność danej organizacji zostaje zaprzepaszczana; dodatkowo ze względu na ilość osób w zarządzie i sposoby reprezentacji nie zawsze będzie to formalnie możliwe.
  2. Dla uniknięcia powyższego problemu transparentności, można zastosować konstrukcję uchwały organu kontroli wewnętrznej, który upoważni zarząd i określi warunki zawarcia umowy z jego członkiem.
  3. Członek organu kontroli wewnętrznej lub członkowie (można wprowadzić reprezentację łączną), powołany uchwałą podobnie jak przy stowarzyszeniach, jednak podstawa do tego powinna wynikać ze statutu fundacji.
  4. Organ kontroli wewnętrznej, działający na podstawie statutu; może to jednak rodzić trudności faktyczne przy każdorazowym zbieraniu podpisów wszystkich członków.
  5. Pełnomocnik wskazany w uchwale organu kontroli wewnętrznej lub zarządu; zarząd nie będzie potrzebował dla takiej uchwały upoważnienia w statucie.

Jeżeli chcemy wykorzystać organ kontroli wewnętrznej (np. radę fundacji), powinniśmy pamiętać, by statut przewidywał taką kompetencję. Przykładowy zapis w statucie może wyglądać tak:

„[do kompetencji Rady Fundacji należy]: zawieranie umów z członkami zarządu” albo „podejmowanie decyzji o zatrudnieniu członków Zarządu i ustalaniu ich wynagrodzenia”.

Kto zawiera umowę? – infografika

Sposoby zawierania umowy o pracę z członkiem zarządu NGO
Sposoby zawierania umowy o pracę z członkiem zarządu NGO.

Obowiązki pracodawcy

Jednocześnie, umowa o pracę niesie ze sobą wiele obowiązków wynikających z prawa pracy, min:

  • uchwalenie regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania (tylko powyżej 20 pracowników), a jeżeli nie ma takiego obowiązku należy wprowadzić do umowy o pracę dodatkowe informacje (o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, o pracy w porze nocnej).
  • zapewnienie wstępnego szkolenie z zakresu BHP,
  • zgłoszenie do ZUS,
  • miesięczna ewidencja wynagrodzenia i odprowadzanie podatku od dochodów pracownika,
  • zapewnienie wstępnego badania lekarskiego na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę i na jego koszt,
  • prowadzenie akt osobowych pracowników i dokumentacji dotyczącej stosunku pracy (czasu pracy, wynagrodzeń itp.).

Przydatne orzeczenia

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2013 r. (sygn. akt II PK 155/12) stwierdzający możliwość zatrudnienia członka zarządu na podstawie umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy (czas pełnienia funkcji).

Wzór umowy o pracę

6 thought on “Jak wynagradzać zarząd w NGO? Cz. 1 – umowa o pracę”

  1. Dzień dobry,

    Mam dwa pytania związane z rzeczami, o których Pan pisze:
    1) Czy w kwestii urlopu dla członka zarządu stowarzyszenie będzie reprezentowane przez pozostałych członków zarządu, czy też przez pełnomocnika walnego zebrania (względnie przedstawiciela komisji rewizyjnej)? Kojarzę tę sprawę w przypadku spółdzielni i tam orzeczenia sądów wskazują, że są to członkowie zarządu, zastanawiam się, czy tutaj będzie podobnie.
    2) Czy uchwała o wyborze pełnomocnika walnego, czy przedstawiciela komisji rewizyjnej powinna również wskazywać główne punkty umowy (żeby wiedzieli, co mają podpisać)?

    Będę wdzięczny za Pana zdanie w temacie.
    pozdrawiam serdecznie,
    Waldek Żbik

    1. Dzień dobry,
      1) W sprawie urlopu, moim zdaniem, należy trzymać się art. 11 ust 4 Prawa o stowarzyszeniach, a więc pełnomocnik (przedstawiciel organu nadzoru). Nie jest to zbyt praktyczne, jednak zapis nie bardzo daje inne możliwości. Dodatkowo jego niedawne dodanie do ustawy, powoduje, że wcześniejsze orzecznictwo jest mało przydatne.
      2) Zastosowanie będą miały ogólne przepisy o pełnomocnictwie, więc nawet ogólne pełnomocnictwo będzie prawidłowe. Jednak na pewno warto doprecyzować je ze względu na stosunki wewnętrzne (np.: ws. stosunku pracy).

      Pozdrawiam

  2. Zastanawiam się, czy gdy zarząd fundacji będzie dwuosobowy, a do reprezentacji fundacji będzie uprawniony każdy członek zarządu samodzielnie, to skoro mamy dwóch członków X i Y, i Pan X chce zawrzeć umowę o pracę z fundacją, to Pan Y może taką umowę podpisać i nie powinno to budzić niczyich wątpliwości?

    1. Jeżeli statut fundacji nie reguluje kwestii zawierania umów z członkami zarządu, to tak jest to prawidłowe. Aczkolwiek warto zaznaczyć, że może to być postrzegane jako mało transparentne.
      Pozdrawiam

  3. znalazłam też przydatne w sprawie orzeczenie, więc polecam: Wyrok
    Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2019 r. II UK 563/17:

    Oto fragment:
    „W myśl art. 108 k.c., pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywał w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy; przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony. Zatem analogiczne stosowanie tego przepisu oznacza, że czynność prawna dokonana przez członka zarządu fundacji z fundacją jest nieważna, chyba że co innego wynika z przepisów tworzących zakres kompetencji organu tej osoby prawnej. Zakres kompetencji zarządu fundacji wyznacza jej statut określający obowiązki i obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków (art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach). Jeśli uprawnia on do pobierania przez członków zarządu wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie (co ma miejsce w niniejszej sprawie), to zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej znajduje uzasadnienie w ustalonych statutem uprawnieniach członków zarządu fundacji. W takim przypadku czynność prawna stanowi realizację uprawnień przyznanych przez fundatora, ustalającego statut fundacji. Tym samym nie może być mowy o samodzielnym (a właściwie samozwańczym) decydowaniu o odpłatnym pełnieniu funkcji członka zarządu, a w konsekwencji zawarcie ustalającej tę odpłatność umowy (w której z jednej strony występuje fundacja, z drugiej zaś członek jej zarządu) nie może być uznane za nieważne. Należy podkreślić, że z jednej strony ustawa o fundacjach nie zawiera żadnych uregulowań dotyczących sposobu reprezentowania fundacji w umowach z członkami jej zarządu, z drugiej zaś kwestię obowiązków i uprawnień tego organu i jego członków pozostawia do uregulowania w statucie. Jeśli statut przewiduje możliwość pełnienia funkcji członka zarządu odpłatnie, to jasne jest, że wymagana jest wtedy umowa, której stronami są fundacja reprezentowana przez zarząd i członek zarządu. Przyjęcie koncepcji bezwzględnej nieważności każdej takiej umowy jako dokonanej „z samym sobą” prowadziłoby do swoistego klinczu wywołanego niedostatkiem regulacji ustawowych nieprzewidujących reprezentacji fundacji w omawianej sytuacji (przez np. ustanowienie obligatoryjnego organu z kompetencjami do zawierania umów z członkami zarządu fundacji). W konsekwencji, w ocenie Sądu Najwyższego, jeśli statut fundacji przewiduje odpłatne wykonywanie funkcji członka jej zarządu, to umowa o pracę z członkiem zarządu zawarta przez pełnomocnika fundacji lub innego członka zarządu (upoważnionego na podstawie uchwały podjętej przez organ kolegialny) jest ważna.”

    1. Dzień dobry,
      Dokładnie tak. Ze względu na brak uregulowania w ustawie o fundacjach kwestii zawierania umów z członkami zarządu, mamy tu dużo większą dowolność niż np w prawie o stowarzyszeniach.
      W praktyce najczęściej skorzystamy z innego członka zarządu lub pełnomocnika. Oczywiście pamiętając o statucie, w którym mogą znaleźć się specyficzne reguły dla takiej reprezentacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Powiązane posty