Czy Twoja fundacja lub stowarzyszenie jest zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń? Jakie organizacje muszą spełnić ten wymóg, a dla których jest on opcjonalny, choć zalecany? W tym artykule wyjaśniam najważniejsze aspekty oraz podpowiadam, jak krok po kroku zarejestrować e-Doręczenia dla NGO.
Kto jest zobowiązany do posiadania e-Doręczeń?
Zgodnie z harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji (źródło), obowiązek posiadania e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku dotyczy organizacji pozarządowych prowadzących działalność gospodarczą. Oznacza to, że wymóg ten obejmuje NGO, które są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
Natomiast fundacje i stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej nie są zobowiązane do posiadania adresu e-Doręczeń.
Podstawą prawną jest art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, który zawiera zamknięty katalog podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu e-Doręczeń – NGO bez działalności gospodarczej nie są w nim uwzględnione. Natomiast art. 10 tej samej ustawy wskazuje, że „podmiot niepubliczny inny niż określony w art. 9 ust. 1 może posiadać adres do doręczeń elektronicznych…”. Oznacza to, że NGO bez działalności gospodarczej mogą, ale nie muszą zakładać e-Doręczenia (źródło).
Czy warto założyć e-Doręczenia, jeśli NGO nie musi?
Mimo że NGO bez działalności gospodarczej nie muszą posiadać e-Doręczeń, warto rozważyć ich wdrożenie z kilku powodów:
- Ułatwienie kontaktu z administracją publiczną – coraz więcej urzędów będzie korzystać z elektronicznych doręczeń jako podstawowej formy komunikacji.
- Szybsza i bezpieczniejsza korespondencja – e-Doręczenia gwarantują pewność dostarczenia oraz eliminują ryzyko zagubienia tradycyjnej korespondencji.
- Usprawnienie obiegu dokumentów – zamiast czekać na papierowe listy, wszystkie ważne pisma trafiają do skrzynki cyfrowej NGO.
- Możliwość wcześniejszego dostosowania do przyszłych regulacji – obowiązki prawne pewnie się rozszerzą, dlatego wcześniejsze wdrożenie systemu pozwoli uniknąć pośpiechu w przyszłości.
Jak założyć e-Doręczenia? – poradnik krok po kroku
1. Wejdź na stronę rejestracji
Przejdź na rządowy portal e-Doręczeń: Uzyskaj adres do e-Doręczeń
2. Wybierz odpowiedni rodzaj podmiotu
- W sekcji „Dla kogo będzie zakładany adres do e-Doręczeń?” wybierz „Dla podmiotu niepublicznego (z wyłączeniem podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców w KRS lub CEIDG)”.
3. Wskaż, dla kogo składasz wniosek
- Odpowiedź: „Dla innej osoby lub podmiotu”.
- Kolejne pytanie: „Dla kogo będzie zakładany adres do e-Doręczeń?” – wybierz „Dla podmiotu niepublicznego”.
- Następnie: „W jakiej roli występujesz?” – wybierz „Reprezentant podmiotu”.
4. Podaj dane podmiotu
W formularzu należy wpisać:
- Nazwa podmiotu
- Forma prawna (np. fundacja, stowarzyszenie)
- Numer KRS
- Numer REGON
- NIP (jeśli organizacja go posiada)
- Adres siedziby
- Adres do korespondencji
5. Dodaj administratora konta
- Wskaż osobę, która będzie zarządzała skrzynką e-Doręczeń (np. członek zarządu, prezes fundacji, wyznaczony pracownik).
- Możesz dodać więcej niż jednego administratora.
6. Potwierdzenie danych i e-podpis
- Podpisz wniosek elektronicznie za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
7. Złożenie wniosku i oczekiwanie na aktywację
Po wysłaniu formularza należy poczekać na potwierdzenie rejestracji oraz aktywację skrzynki.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2025 roku organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą będą zobowiązane do założenia adresu e-Doręczeń. Fundacje i stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie muszą tego robić, ale warto rozważyć rejestrację. System usprawnia komunikację, zapewnia bezpieczeństwo korespondencji i może okazać się przydatny w przyszłości.
