Od 15 lutego 2024 r. wszystkie organizacje, w których działaniach biorą udział osoby poniżej 18 roku życia, muszą wdrożyć nowy dokument – standardy ochrony małoletnich. Nie wchodząc w szczegóły, definicja obowiązanych podmiotów, jest na tyle szeroka, że będą to praktycznie wszystkie NGO podejmujące, nawet sporadyczne, działania z osobami niepełnoletnimi.
Kiedy nowe obowiązki w NGO
Obowiązek istnieje już od 15 lutego, ale możliwość karania za niewypełnienie tego obowiązku wejdzie w życie od 15 sierpnia 2024 r. Pierwsza kara to grzywna do 250 zł albo kara nagany, ponowne zaniechanie to już grzywna od 1000 zł w górę. Warto więc przed tą datą zająć się tym zagadnieniem.
Od czego zacząć temat standardów ochrony małoletnich w NGO
Długo zastanawiałem się czy podjąć tutaj temat standardów ochrony małoletnich (dzieci). Temat jest bardzo szeroko opracowany przez Fundację Dajemy Dzieciom Siłę, również z perspektywy NGO. Jeżeli więc większość aktywności Twojego NGO związanych jest z dziećmi, to warto zacząć od rozbudowanych standardów. Jednak nie wszystkie NGO mają taki sam zakres działań na rzecz dzieci, a w niektórych przypadkach skrócenie procedur do minimum może być korzystne dla szybkości działania. Opracowane przeze mnie standardy mają więc inne założenie, to minimum ustawowe (wersja light), na którym możesz się oprzeć w tworzeniu własnych rozwiązań, dopasowanych do specyfiki twojego NGO.
Zgodnie z intencją organizacji upowszechniającej standardy ochrony na świecie – Keeping Children Safe, każda organizacja powinna przeanalizować kontekst swojej działalności i wdrożyć odpowiednie podejście ochrony dzieci. Nie negując potrzeby rozbudowywania standardów, wiele z proponowanych procedur ma w kontekście duże NGO, z wyodrębnionymi działami i wieloma osobami zatrudnionymi. W kontekście polskim, wielu małych organizacji, działajacych w strukturze zarząd – pracownicy – wolontariusze, uproszczenie procedur może być istotne i potrzebne.
Zaznaczam też, że standardy, nie powinny ograniczyć się do samego dokumentu prawa wewnętrznego. Niestety, w polskim kontekście jest ryzyko, że będzie to kolejny dokument do odhaczenia, obok RODO, compliance, czy polityki rachunkowości. Z tego powodu proponuję podejście skupiające się na analizie i edukacji wewnątrz NGO (polecam zwłaszcza analizy ryzyka od Keeping Children Safe) lub wspomnianej wyżej Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę. Natomiast dla pełnej zgodności z ustawą proponuję rozbudowę standardów w oparciu o minimalny zakres wymagany przez prawo polskie.
Wzór standardów ochrony małoletnich dla NGO
Przechodząc do wzoru, bazuje on wprost na zapisach ustawowych, uwzględniając wszystkie poszczególne wymogi (w komentarzach wskazuje na konkretne przepisy ustawy). Jest to wersja minimalna (light). Co oznacza, że dokument zawiera tylko niezbędne postanowienia, wynikające wprost z ustawy. Każdy stosujący podmiot powinien dokonać rzetelnej analizy potrzeb i dostosować standardy do nich. Dotyczy to zarówno postanowień wprowadzających zasady i zakazy, jak i procedury. Nie biorę odpowiedzialności za wykorzystanie całości lub części zapisów tego dokumentu. Jest to wersja bezpłatna, stanowiąca pomoc w edukacji prawnej NGO. Celem wzoru jest umożliwienie stworzenia standardów (polityki), dopasowanej do praktyki konkretnego NGO.
Kluczowe fragmenty wzoru standardów ochrony małoletnich w NGO
Z całości dokumentu podkreśliłbym konieczność wypracowanie indywidualnych zasad, które stanowią podstawę dla interpretowania prawa wewnętrznego i działań w organizacji.
Ważne są również definicje i język. Ustawa słusznie wymaga prostoty językowej dokumentu. Stąd sugeruję rozważyć zastąpienie słowa „małoletni”: słowem: „dzieci”, „młodzież” lub „dzieci i młodzież”. Dzięki temu będzie bardziej przyjazny. W zakresie zrozumiałości przez osoby młodsze trzeba przygotować skróconą wersję w formie np. przewodnika.
Procedury we wzorze oparte są na najprostszym systemie odpowiedzialności zarządu, który sprawdzi się w organizacjach o prostej strukturze.
Skorzystaj bezpłatnie ze wzoru dla NGO
Zapraszam do skorzystania ze wzoru lite i stworzenia standardów lub rozbudowy już posiadanych polityk lub kodeksów w NGO. Jeszcze raz podkreślając, że działania w tym temacie powinny zacząć się od analizy ryzyka, a dopiero potem tworzenia prawa wewnętrznego.
