W poniższym tekście postaram się
odpowiedzieć na pytanie po co w NGO polityka rachunkowości. Nie jest to
natomiast poradnik lub kompleksowy przewodnik jak takie narzędzie stworzyć, tym
powinna zająć się osoba zajmująca się księgowością w organizacji. W przypadku
gdy w organizacji nikt nie zajmuje się profesjonalną księgowością to raczej
skala działania NGO pozwoli na skorzystanie jednego ze standardowych wzorów
polityki rachunkowości.
odpowiedzieć na pytanie po co w NGO polityka rachunkowości. Nie jest to
natomiast poradnik lub kompleksowy przewodnik jak takie narzędzie stworzyć, tym
powinna zająć się osoba zajmująca się księgowością w organizacji. W przypadku
gdy w organizacji nikt nie zajmuje się profesjonalną księgowością to raczej
skala działania NGO pozwoli na skorzystanie jednego ze standardowych wzorów
polityki rachunkowości.
Odpowiedź może zaskoczyć,
albowiem politykę zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości z dnia 29
września 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591, dalej jako: Ustawa) powinna posiadać każda jednostka do której
stosuje się przepisy Ustawy, czyli każda organizacja pozarządowa (art. 2
ust. 1 Ustawy). Zwłaszcza w małych NGO spotyka się to często z niedowierzaniem,
sprawdzaniem przepisów, a na końcu ze stwierdzeniem:
albowiem politykę zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości z dnia 29
września 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591, dalej jako: Ustawa) powinna posiadać każda jednostka do której
stosuje się przepisy Ustawy, czyli każda organizacja pozarządowa (art. 2
ust. 1 Ustawy). Zwłaszcza w małych NGO spotyka się to często z niedowierzaniem,
sprawdzaniem przepisów, a na końcu ze stwierdzeniem:
Powodów może być kilka:
- wypełnienie
wymogu Ustawy (osobnym pytaniem jest na ile ten wymóg jest w jakikolwiek sposób usankcjonowany prawnie i może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami ze strony
urzędów – z własnej praktyki mogę wskazać, że raczej nikt się o to „nie
czepia”), - uporządkowanie
księgowości i wprowadzenie stałych reguł, które później wpłyną na większą
przejrzystość sprawozdania finansowego, a tym samym całej organizacji, - dobrze
wygląda na stronie organizacji, czyli zwiększa nasz PR, - może
być potrzebny dla rozliczeń w ramach dotacji zewnętrznych, grantów, konkursów
itd., - korzystanie
w organizacji z rozliczeń w walutach obcych.
Temu ostatniemu powodowi
postanowiłem poświęcić więcej miejsca. W wielu organizacjach z racji
międzynarodowej aktywności jest to już spora część rozliczeń, nie tylko w
walucie Euro. W ramach programów UE możliwe jest otrzymywanie grantów w Euro,
partnerzy rozliczają się z nami w swoich walutach, a nad tym wszystkim musi
zapanować księgowość. Najlepszym narzędziem do tego jest dobrze przygotowana
polityka walutowa w ramach Polityki rachunkowości. Znajdą się w niej podstawowe
zasady przeliczania walut z art. 30 Ustawy, które możemy jednak rozbudować na
potrzeby wewnętrzne. Będzie to przydatne np. w przypadku, gdy rozliczamy grant lub
darowiznę w Euro i w takiej walucie realizujemy płatności. Wówczas mamy szereg
możliwości rozliczania z pracownikami, kontrahentami i usługodawcami:
postanowiłem poświęcić więcej miejsca. W wielu organizacjach z racji
międzynarodowej aktywności jest to już spora część rozliczeń, nie tylko w
walucie Euro. W ramach programów UE możliwe jest otrzymywanie grantów w Euro,
partnerzy rozliczają się z nami w swoich walutach, a nad tym wszystkim musi
zapanować księgowość. Najlepszym narzędziem do tego jest dobrze przygotowana
polityka walutowa w ramach Polityki rachunkowości. Znajdą się w niej podstawowe
zasady przeliczania walut z art. 30 Ustawy, które możemy jednak rozbudować na
potrzeby wewnętrzne. Będzie to przydatne np. w przypadku, gdy rozliczamy grant lub
darowiznę w Euro i w takiej walucie realizujemy płatności. Wówczas mamy szereg
możliwości rozliczania z pracownikami, kontrahentami i usługodawcami:
- dokonywanie
wydatków przelewami w złotych z przeliczeniem po kursach bankowych – czego nie
polecam ze względu na bardzo niekorzystne kursy względem „internetowych kantorów”, - wymiana
całości EURO, co jest najłatwiejszą metodą, ale uzależnia nas od kursu, - rozliczanie wydatków w złotych w cyklach np.
miesięcznych, a następnie wymiana konkretnych kwot EURO na PLN zgodnie z
wyliczeniem – co pozwala na większą elastyczność, - rozliczenie części grantu/darowizny w EURO i
prowadzenie dla niego osobnego rachunku (bankowego, księgowego ale też oddzielne
zarządzanie tą częścią gotówki), - rozliczanie kwot w EURO bezpośrednio w
kontrahentami – zależy to od ich zgody, ale czasami może być korzystne i dla
nas (unikamy konieczności wymiany) i dla nich (zyskują walutę bez konieczności
wymiany).
Możliwości te przywołałem tylko
przykładowo, tak by tylko wskazać jakie praktyczne sytuacje mogą być rozwiązane
za pomocą polityki rachunkowości i w jakich obszarach się przydaje dla osób
zarządzających organizacją.
przykładowo, tak by tylko wskazać jakie praktyczne sytuacje mogą być rozwiązane
za pomocą polityki rachunkowości i w jakich obszarach się przydaje dla osób
zarządzających organizacją.
Nie jest to trudne. Formalnie osoba odpowiedzialna za księgowość w organizacji lub tym bardziej firma zewnętrzna jest do tego zobowiązana ze względu na samo prowadzenie ksiąg w jednostce (NGO). Jednak w rzeczywistości wiąże się to z dodatkowymi kosztami (czas pracy). Gdy już jednak zostanie podjęta decyzja w tym zakresie warto by zarząd aktywnie włączył się w proces tworzenia tego dokumentu, tak by mógł mieć praktyczne zastosowanie, a nie zapełnił tylko kolejny folder w segregatorze z dokumentami finansowymi.
Kilka przykładowych linków, które pomogą w tworzeniu
polityki rachunkowości:
polityki rachunkowości:
