Uchwały online (eNGO)

W poprzednim wpisie zaproponowałem rozwiązania dla e-posiedzeń, tzn. podejmowania decyzji w formie spotkania członków organu online (np. poprzez ZOOM, Messenger, Skype itd.). Natomiast takie decyzje, możemy podejmować również poza posiedzeniami, poprzez uchwały online. Oznacza to po prostu, że do żadnego spotkania nie dojdzie, a decyzję członkowie organu uzgodnią pomiędzy sobą w formie elektronicznej korespondencji. Jeżeli chcesz od razu przejść do praktycznej części, kliknij tutaj.

Praktyczne rozwiązania

Forma wysyłki uchwał online przez e-mail będzie najłatwiejsza, ale równie dobrze może to być inny komunikator, gwarantujący identyfikację i zapis w celach dowodowych. Co więcej, można pokusić się o wykorzystanie cyfrowego forum do bieżącej pracy i podejmowania uchwał. Dobrym pomysłem jest przedyskutowanie zmian w statucie z kimś znającym się na narzędziach IT. Dzięki temu można dwutorowo zbudować eNGO: rozwiązania techniczne + prawne.

Podstawa prawna uchwał online

Podobnie jak w przypadku e — posiedzeń, e — uchwały możemy podejmować w czasie „stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii” nawet jeżeli nie mamy stosownych zapisów w statucie naszej organizacji. Wynika to z tzw. Tarczy antykryzysowej 2.0 (ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-21).

Uchwały online na stałe

Jeżeli jednak chcemy na stałe wprowadzić uchwały online, musimy zmienić statut. Poniżej znajdziesz wzory zmian przygotowane oddzielnie dla fundacji i dla stowarzyszenia. Na wstępie warto odróżnić wykonywanie głosu przed posiedzeniem, od wykonywania głosu POZA posiedzeniami. W tym pierwszym przypadku chodzi o oddanie głosu na konkretną uchwałę, która ma być podjęta podczas posiedzenia organu. Jest to przydatne rozwiązanie w sytuacji, gdy nie wszyscy mogą wziąć udział w spotkaniu organu. Natomiast głosowanie poza posiedzeniami, oznacza, że nie ma w ogóle spotkania (posiedzenia), ani w formie online, ani w formie rzeczywistej.

Co we wzorach uchwał online?

W przygotowanych wzorach, podobnie jak w przypadku obrad online, ująłem w jednym zapisie wszystkie organy tak fundacji, jak i stowarzyszenia. Dzięki temu nie musicie dopisywać przy każdej „władzy” dodatkowych punktów. W jaki sposób dostosować wzór do swoich potrzeb? Po kolei w każdym punkcie:

1. Wymień narzędzia, które planujesz wykorzystać dla podejmowania uchwał. We wzorze znalazł się zarówno komunikator jak i mail.
2. Wprowadź minimalne standardy zawiadomienia członków organu o sposobie komunikacji (ust. 2 wzoru).
3. Określ jak ma wyglądać oddanie głosu (ust. 3 wzoru).
4. Jeżeli przewidujesz możliwość tajnego głosowania, określ jego zasady (ust. 4 wzoru).
5. Wskaż sposób zakomunikowania członkom organu wyników głosowania (ust. 5 wzoru).

Opcje dodatkowe – jak jeszcze można usprawnić uchwały online?

Jeżeli planujecie wykorzystywać bardziej rozbudowany system komunikacji (np. komunikator wbudowany w system zarządzania projektami lub organizacją) warto rozbudować wzory o dodatkowe szczegóły. Przykładowo, mogą to być zapisy dotyczące: uwierzytelniania, e-protokołów, przesyłania decyzji innym osobom lub przetwarzania danych osobowych. Na pewno nie są to powszechne zapisy w polskich NGO, dlatego polecam uprzednią konsultację z radcą prawnym lub adwokatem specjalizującym się w temacie.

Poniżej zamieszczam oba wzory zapisów statutowych dla e-uchwał. Jeżeli potrzebujesz dalszej rozbudowy lub indywidualnych rozwiązań zapraszam do współpracy w ramach kancelarii 4NGO.