Posiedzenia online (eNGO)

Zakaz zgromadzeń, obawa przed zarażeniem, kwarantanna – jak w takich okolicznościach mogą działać zarządy, komisje, a przede wszystkim walne zebrania członków stowarzyszeń? To już najwyższa pora na wdrożenie zdalnej pracy w organach NGO i to nie tylko w czasach epidemii. Posiedzenia online są lub będą standardem w większości sektorów. Dlatego warto przygotować się, wprowadzając odpowiednie zapisy w statucie organizacji. Jeżeli chcesz od razu przejść do praktycznej części i wdrożyć posiedzenia online w eNGO, kliknij tutaj.

eNGO w czasach epidemii (ustawa)

Nie będę tutaj przytaczał zalet możliwości posiedzeń lub głosowań zdalnych. Obecnie każdy z nas jest w stanie wyobrazić sobie sytuacje, w której nie ma alternatywnych rozwiązań wobec posiedzenia online. Dlatego zostały wprowadzone rozwiązania umożliwiające ten sposób podejmowania decyzji w tzw. Tarczy antykryzysowej 2.0 (ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-21). Wprowadzone mechanizmy dotyczą zarówno stowarzyszeń (art. 18 ustawy) i fundacji (art. 16). Niestety mają jedną ogromną wadę – OBOWIĄZUJĄ WYŁĄCZNIE „w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii”. Szkoda, że nie zostały wprowadzone na stałe, bo przy okazji działań antykryzysowych, wprowadziłyby nasz III sektor na stałe do ery cyfrowej.

Posiedzenia online na stałe (statut)

Organizacjom, które chcą same (bez pomocy państwa) dogonić teraźniejszość, nie pozostaje nic innego jak zmienić swój statut. Bazując na przepisach ustawy, przygotowałem wzory zapisów statutowych w wariancie dla stowarzyszenia i fundacji. Dlaczego bazowałem na ustawie? Ze względu na wciąż podejrzliwe traktowanie e – przepisów w statutach przez sądy rejestrowe. „KRS” nie będzie mógł powinien zanegować przepisów obowiązujących w ustawie, a przez to zapewniających minimalne gwarancje dla funkcjonowania organizacji (przynajmniej w założeniu). Co więcej, moim zdaniem, jest to dobre rusztowanie do lekkiej rozbudowy i dostosowania do własnych potrzeb dla zdalnej pracy organów NGO. 

Co we wzorach?

W przygotowanych wzorach ująłem w jednym zapisie wszystkie organy tak fundacji, jak i stowarzyszenia. Dzięki temu nie musicie dopisywać przy każdej „władzy” dodatkowych punktów. W jaki sposób dostosować wzór do swoich potrzeb? Po kolei w każdym punkcie:

1. Zdecyduj które organy będą mogły skorzystać z takiej formy. Sugeruję wpisać wszystkie, ale dla niektórych organizacji może to być zbyt daleko idące rozwiązanie (do określenia w ust. 1 wzoru).
2. Określ kto będzie decydował o takiej formie. W moim wzorze decyduje prowadzący pracę danego organu (prezes lub przewodniczący). Natomiast cały zarząd decyduje w przypadku walnego zebrania członków stowarzyszenia, ze względu na rangę tych posiedzeń (do określenia w ust. 1 lub 2 wzoru).
3. Opisz jak ma wyglądać zawiadomienie i co ma zawierać. To bardzo ważny zapis, gwarantujący możliwość przygotowania członków do posiedzenia. Bez tych zapisów, pozostawałoby zbyt duże pole do nadużyć i wykluczenia osób nieprzygotowanych (do określenia w ust. 2 lub 3 wzoru).
4. Wprowadź minimalne standardy dla narzędzi IT. Zapisy te gwarantują, że w przypadku słabej łączności lub innych problemów technicznych decyzje nie zostaną podjęte (do określenia w ust. 3 lub 4 wzoru).
5. Określ jak będzie wyglądać głosowanie i jak będzie wyglądał dowód z jego przeprowadzenia. Tutaj podałem minimalne wymogi dla zapewnienia transparentności. Dlatego można je jeszcze rozbudować, np. o elektroniczną formę protokołów, potwierdzania głosowania w formie odrębnych wiadomości lub wymogów podpisów pod protokołem (do określenia w ust. 4 lub 5 wzoru).

Uwagi praktyczne

Jak w takim razie powinno wyglądać posiedzenie online? Prześledźmy na przykładzie walnego zebrania członków stowarzyszenia. Zgodnie ze wzorem zarząd podejmuje decyzję o organizacji zebrania w formie zdalnej (może w tym celu podjąć swoją własną e – uchwałę). Następnie zawiadamia wszystkich członków za pośrednictwem e-mail o terminie spotkania, jednocześnie podając link do ZOOM oraz określając sposób oddawania głosu. Sposób głosowanie możemy określić poprzez np.:

„W przypadku głosowania ZA przyjęciem uchwały poprzez widoczne podniesienie ręki oraz napisanie na komunikatorze czatu: ‘głosuję na tak’.

W przypadku głosowania PRZECIW przyjęciu uchwały poprzez nie podnoszenie ręki oraz napisanie na komunikatorze czatu: ‘głosuję na nie’.

W przypadku wstrzymania się od głosu poprzez nie podnoszenie ręki oraz napisanie na komunikatorze czatu: ‘wstrzymuję się’.”

Dlaczego nie ująłem ustnego wyrażania głosu? Z powodów praktycznych, często uczestnicy ZOOM maja problemy z jakością dźwięku – każdy musiałby głosować po kolei, co i tak nie wyklucza problemów z jednoznacznością oddanego głosu. Pozostają też kwestie dowodowe, dla których najpewniejszy jest zapis z czatu i wideo. W tym wariancie nie ma także potrzeby nagrywać całego posiedzenia, gdyż kopia zapisu z czatu (np. screen) będzie wystarczającym załącznikiem do protokołu. Jednak nagranie może być bardzo pomocne w przypadku różnicy zdań głosujących członków. Dlatego jeżeli spodziewacie się kłótni na walnym najlepiej zabezpieczyć się nagraniem. Więcej o zaskarżaniu uchwał możesz znaleźć w moim poprzednim wpisie.

Co z protokołem posiedzenia online?

Protokół z posiedzenia sporządza osoba prowadząca, czyli przewodniczący walnego albo inna osoba wybrana na posiedzeniu. W przypadku zarządu lub komisji będzie to prezes lub przewodniczący. Oczywiście można się także umówić inaczej, byle zostało to zaakceptowane przez pozostałych członków organu.

Opcje dodatkowe – jak jeszcze można usprawnić posiedzenia online?

Opracowany przeze mnie wzór posiedzenia online to tylko proste rusztowanie dla dalszej rozbudowy. Sprawdzi się w małych organizacjach, których członkowie z łatwością dogadają się na Skype. W jaki sposób możecie jeszcze rozbudować te zapisy? Przede wszystkim wprowadzając opcję głosowania przez pełnomocników, co może znacząco zmniejszyć ilość obradujących. Dzięki temu zyskamy większą elastyczność (czas spotkania) oraz zminimalizujemy problemy techniczne (mniej osób mniejsze ryzyko usterek). Pewne odmienności mogą wystąpić również w przypadku wyborów władz (zajmowałem się tym w starszym wpisie).

Po drugie możecie wprowadzić głosowanie przed posiedzeniem. Oznacza to możliwość oddania głosu przed spotkaniem online. Jest to taka forma hybrydowa (pomiędzy posiedzeniami, a trybem obiegowym), która pozwala osobie nie mogącej wsiąść udziału, na oddanie głosu na konkretną uchwałę i wliczenie go do głosów podczas posiedzenia (oraz do kworum!).

Po trzecie głosowania tajne. Będzie to wymagało zapewnienia odpowiednich rozwiązań technicznych. Każdy oddający głos musi oddać go w pełni anonimowo. Kilka takich rozwiązań zaproponowano w tym artykule ngo.pl.

E-uchwały w trybie obiegowym – zapowiedź

Za tydzień zapraszam do wpisu na temat e-uchwał poza posiedzeniami, czyli podejmowanych w tzw. trybie obiegowym (np. poprzez e-mail). Poniżej zamieszcza oba wzory zapisów statutowych dla e-posiedzeń.