Konkurs może wydawać się świetnym pomysłem na działania marketingowe. Z punktu widzenia przepisów prawa konkurs nie jest już tak prostym przedsięwzięciem. Będziemy musieli wziąć pod uwagę wiele różnych obszarów, min.: reguły konkursowe, dane osobowe i podatki od nagród. W tym wpisie przygotowałem krótki poradnik krok po kroku, jak taki konkurs zorganizować zgodnie z przepisami.
Jeżeli nie masz czasu na czytanie całego artykułu poniżej znajdziesz moją infografikę na temat konkursu w ngo.
Konkurs offline
Pierwsze pytanie, które się nasuwa to, czy organizacja musi sporządzić regulamin konkursu. Ulubiona odpowiedź prawników: to zależy.
Jeżeli konkurs organizujemy offline (co raczej będzie sytuacją wyjątkową, ale może mieć miejsce np. podczas szkolenia) to regulamin nie jest potrzebny. Konkurs będziemy realizować wówczas na podstawie Kodeksu cywilnego. Przepisy dotyczące przyrzeczenia publicznego zawarte są tylko w trzech artykułach Kodeksu cywilnego: 919 – 921. Dlatego jest to prosty mechanizm – my (NGO) przyrzekamy publicznie (na forum grupy), że za wykonanie jakiejś czynności lub jakiegoś dzieła (np. logo dla naszej organizacji) zamierzamy wręczyć nagrodę (pakiet gadżetów organizacji). O czym powinniśmy pamiętać? Kodeks cywilny określa pewne minimum, które w naszym przyrzeczeniu (ogłoszeniu o konkursie) musi się zawrzeć:
- nagroda,
- czynność lub dzieło.
Dodatkowo możemy, ale zgodnie z Kodeksem cywilnym, nie musimy określić:
- kryteria wyboru (jeżeli ich nie podamy to decydujemy na podstawie najlepszego wykonania),
- termin wykonania,
- przejście własności dzieła (co jest w naszym interesie).
Warto pamiętać, że choć taki konkurs może mieć formę ustną i nie wymaga spisania zasad, to przejście praw autorskich do dzieła będzie wymagało formy pisemnej. Szerzej o tym problemie, możecie przeczytać w dobrej analizie na blogu naratunekkreatywnym.pl.
Konkurs online
Jak pewnie łatwo zgadnąć, po powyższym fragmencie, taki konkurs będzie wymagał przygotowania zasad konkursowych, czyli Regulaminu. Wynika to z art. 2 pkt 4 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Równocześnie, ten konkurs będzie podlegał pod zasady, określające konkurs offline (przyrzeczenie publiczne z Kodeksu cywilnego), dlatego elementy, o których wyżej napisałem, będą nam znowu potrzebne. Dodatkiem do nich, będą kwestie regulowane przez ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 8 ust. 3 w zw. z art. 5 ust. 2 ustawy). Nie wchodząc w szczegóły, nasz regulamin musi zawierać:
- dane organizatora („imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres” + adres elektroniczny),
- opis konkursu („rodzaj i zakres” – czyli charakter konkursu),
- warunki udziału w konkursie (kto może brać udział),
- wymagania techniczne (np.: posiadanie konta na Facebooku, podłączenie do Internetu),
- „zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym” (takiego zapisu wymaga ustawa J),
- kryteria przyznawania nagród („warunki zawierania i rozwiązywania umów”),
- termin wykonania (nie wynika to wprost ustawy, ale jest niezbędny do podania pełnych warunków udziału),
- „tryb postępowania reklamacyjnego”.
Do tego dodać należy wymagania konkursowe z Kodeksu cywilnego, o których napisałem wyżej:
- określenie nagrody,
- czynność lub dzieło, które mają wykonać konkursowicze,
Ponadto, w naszym interesie jest także zamieszczenie zapisów o przejściu własności dzieła lub udzieleniu licencji, jeżeli planujemy z niego korzystać (prawa autorskie).
Dane osobowe
Jeżeli mamy już spisane zasady udziału w konkursie, możemy przystąpić do zabezpieczenia dalszych obszarów. Oczywiście należy uregulować kwestię danych osobowych, zgodnie z obowiązkiem informacyjnym z art. 13 RODO. Temat jest tak dobrze opracowany w Internecie, że nie ma sensu bym powtarzał te informacje raz jeszcze. Dla zainteresowanych odsyłam do porządnego i przejrzystego opracowania na tej stronie Komisji Europejskiej (tak na marginesie to bardzo dobre źródło informacji o prawie europejskim). Informacje odnośnie danych wrzucamy do naszego regulaminu lub do oddzielnej polityki prywatności konkursu (przydatne, jeżeli planujemy większy/dłuższy konkurs). Jeżeli potrzebujesz więcej informacji na temat RODO, zapraszam do wpisu RODO w NGO.
Pomimo licznych artykułów w Internecie, które nakazują odbierać odrębną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach konkursu, moim zdaniem, taka zgoda nie jest już potrzebna. Przede wszystkim uczestnik poprzez zgłoszenie do konkursu wyraża zgodę na przetwarzanie danych (bez ich podania nie mógłby wziąć udziału – co należy wpisać w regulaminie lub polityce). Naszym obowiązkiem będzie tylko poinformowanie uczestnika o przetwarzaniu danych. Tym samym przetwarzanie danych w trakcie konkursu, zarówno w celu wyboru zwycięzcy, ogłoszenia wyników, jak i archiwizacji postępowania odbywać się będzie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 lit. f RODO). Na marginesie chciałbym dodać, że odbieranie zgód na przetwarzanie danych w każdej możliwej sytuacji (bo RODO…) jest nie tylko nieprawidłowe, ale także niebezpieczne. Musimy bowiem liczyć się z możliwością cofnięcia zgody, a nie każda sytuacja nadaje się do takiej konstrukcji prawnej. Jest tak na przykład gdy gromadzimy dane dla przyszłego udowodnienia, że nasze postępowanie było właściwe.
Podatki
W jakiś sposób rozliczyć się z Urzędem Skarbowym? Podatki płacimy od wartości nagród w konkursie. Pierwsze pytanie, które należy sobie postawić to czy w ogóle taki podatek wystąpi. Tutaj na ratunek przychodzi nam art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym nie zapłacimy podatku jeżeli:
- wartość nagród nie przekracza kwoty 2.000 zł
- nasz konkurs ma jedną z poniższych cech:
- jest organizowany i emitowany przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja – a także Internet, zgodnie z interpretacjami US),
- lub jego tematem jest: nauka, kultura, sztuka, dziennikarstwo lub sport.
Obowiązki płatnika (organizatora konkursu)
Jeżeli jednak, nie możemy skorzystać ze zwolnienia, to nasze obowiązki będą następujące.
- Pobranie podatku (potrącenie 10% z nagrody),
- Wpłacenie na rachunek bankowy naszego urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu przekazania nagrody,
- Sporządzenie deklaracji PIT-8AR i wysłania jej do urzędu skarbowego do końca stycznia po roku podatkowym, w którym przekazano nagrodę;
- Organizator konkursu nie musi składać miesięcznej deklaracji o wygranych.
Szerszego omówienia wymaga punkt 5 z tej listy. Art. 42a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dość niejasny i budzi wiele wątpliwości. Pomijając szersze wyjaśnienia, moim zdaniem powyższy przepis należy interpretować na korzyść podatnika. Czyli jako, wyłączenie obowiązku sporządzenia PIT – 8C (miesięcznych deklaracji). Podsumowując, organizator konkursu składa tylko jedną, roczną deklarację podatkową PIT-8AR. W niej ujmujemy wszystkie nagrody wydane w danym konkursie i odprowadzony w związku z tym podatek. Wskazuje na to sam przepis oraz wykładnia celowościowa (pobrany podatek zwalnia uczestników konkursu z ujmowania przyznanych nagród w swoich rocznych deklaracjach podatku dochodowego). Poniżej zamieszczam podobne interpretacje (pomocne w sporach z działem księgowym lub urzędem skarbowym):
- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27.03.2017 r. (2461-IBPB-2-2.4511.1120.2016.3.AR)
- Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 04.10.2014 r. (IBPBII/1/415-631/10/BD)
- III SA/Wa 480/15 – Wyrok WSA w Warszawie z 2016-01-19
- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 października 2009 r. (nr IPPB1/415-551/09-4/ES)
Podsumowanie
Wzór Regulaminu
Poniżej znajdziesz wzór regulaminu konkursu w minimalistycznej wersji bez RODO – które spokojnie możesz opracować w formie załącznika na podstawie wytycznych z linka we wzorze lub innych wzorów. Zakładam, że w tym czasie każdy już dysponuje swoimi własnymi klauzulami informacyjnymi. Bez RODO nie da się już prowadzić NGO. Brakuje również klauzuli przeniesienia praw autorskich lub udzielenia licencji, które jednak nie zawsze będą konieczne. Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów konkursowych, zapraszam do współpracy.
