Umowy na 500 słów w NGO

Czy umowy muszą być długie i niezrozumiałe? Czy koniecznie trzeba używać prawniczych sformułowań? Można zmieścić dobry kontrakt w 500 słowach? Są takie momenty, w których patrzę na swoją pracę zawodową z dalszej perspektywy. Ostatnio miałem właśnie taką chwilę po odkryciu idei 500words popularyzowanej przez prawniczkę z UK – Sarah Fox.

Można pisać prościej

Wszyscy, dla których przygotowywałem umowy lub inne dokumenty, wiedzą, że zawsze staram się pisać zwięźle i unikać prawniczego bełkotu… Po wysłuchaniu wywiadu z Sarah, na jednym z moich ulubionych  podcastów studylegalenglish, zacząłem jednak drążyć temat i przeglądać moje stare umowy. Wnioski? Da się jeszcze krócej i jeszcze prościej.

Dlaczego umowy są długie i niezrozumiałe?

Według Sarah odpowiedzialni są za to sami prawnicy. Fragmenty umów są kopiowane, bez głębszej refleksji nad ich przydatnością. Wiele zapisów to kopiuj – wklej z ustaw, które i tak obowiązują. Do powyższych przyczyn, od siebie dorzuciłbym jeszcze wiarę w tekst prawny. Tak jakby zapisanie czegoś w niezrozumiałych słowach miało od razu oznaczać, że obie strony pokłonią się przed umową i nigdy, przenigdy nie naruszą jej zapisów. Skutek jest często odwrotny. W sytuacjach, w których trzeba powołać się na zapisy umowne, osoby podpisujące nie wiedzą jak działać i co robić. Sam wiele razy czytałem po kilka razy jakieś wielokrotnie złożone zdanie, aby dowiedzieć się „o co im chodziło?”.

Relacje w umowie

Panuje trend, aby w umowach wypisywać wszystkie możliwe sytuacje. Na koniec dla prostego dzieła, jakim jest wykonanie strony www, mamy umowę w formie książeczki. Jednak, nigdy nie będziemy w stanie przewidzieć wszystkich możliwych scenariuszy (patrz: COVID-19). Większy sens ma zadbanie o relacje i zbudowanie zaufania. Można to osiągnąć skupiając się na opisaniu, co będzie podstawą oceny działań stron (np. najwyższa staranność, lojalność, dobre obyczaje). Takie klauzule będą szczególnie przydatne w NGO, gdzie elastyczność jest bardzo pożądana.

Jak to skrócić?

Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć na pytanie: po co jest nam umowa i co ma nam ona dać. Ja trzymam się mojej małej listy sprawdzającej:

1. Strony – dokładne podanie, kto zawiera umowę oraz dane dla dochodzenia roszczeń: adres, numer PESEL/KRS.
2. Cel umowy – co zamierzamy  osiągnąć? Wydaje się to oczywiste, ale jest to kluczowe dla oceny czy strony działają właśnie w tym celu, czy nie.
3. Relacje? Dlaczego relacje? Dlatego, że późniejsze zachowanie stron musimy oceniać na jakiejś podstawie. Ja często odwołuję się do dobrych obyczajów i profesjonalnej staranności z danej branży.
4. Obowiązki – kto, co i dla kogo ma zrobić.
5. Termin i ewentualne wcześniejsze zakończenie (wypowiedzenie, rozwiązanie)

Każdy kolejny fragment powinien być już uzasadniony. Przykład takiej prostej umowy znajdziesz tutaj.

500 słów

Postanowiłem, że będę trzymał się zasady 500 słów. Tekst, który czytasz ma 492 słów. Jest to ilość, w której można zmieścić naprawdę dużo tekstu, a jednocześnie będzie on przyswajalny. Jeżeli czegoś nie da się opisać w 500 słowach, jest mała szansa, że obie strony przeczytają całość ze zrozumieniem. Jeżeli jesteś zainteresowany umowami lub innymi dokumentami, napisanymi prostym językiem, zapraszam do kontaktu przez formularz obok lub poprzez moją kancelarię 4NGO.