KRS to magiczne słowo w III sektorze. Najczęściej kojarzy się ze stresem związanym z wypełnianiem i przekreślaniem rubryk w formularzach. Oczywiście, przez wiele lat funkcjonowania „papierowego” systemu, organizacje nabrały doświadczenia i formalności nie stanowiły większych problemów. Natomiast dla osób po raz pierwszy wypełniających KRS-W20, często było to doświadczenie tożsame ze zderzeniem ze ścianą. Wybawieniem, raz na zawsze kończącym z błędami formalnymi w formularzach, ma być Portal Rejestrów Sądowych, czyli KRS online.
Kogo dotyczą zmiany w KRS?
Od 1 lipca 2021 obowiązek korzystania z systemu mają wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców. Czyli wszystkie NGO z działalnością gospodarczą i spółki non – profit. Natomiast fundacje i stowarzyszenia bez działalności gospodarczej mogą z tego systemu skorzystać lub nie. Dla nich papierowa droga do KRS wciąż jest otwarta. Dla większości osób może to być chwila ulgi, ale… wcześniej czy później zmiany obejmą i tak wszystkich, a system nie jest taki zły. Dlatego nawet jeżeli Twoja organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, nie rezygnuj od razu z nowej e-drogi, bo może okazać się dla Ciebie prostsza i szybsza.
eKRS w praktyce
Moje doświadczenia z systemem oceniam obecnie pozytywnie, może wielkiego szału nie ma, ale mogło być gorzej. Przede wszystkim formularze wypełniamy online, a więc system nie pozwala na zrobienie prostych błędów formalnych, które kiedyś kończyły się zwrotem wniosku (np. z powodu braku przekreślenie jakiegoś pola). Ale zacznijmy po kolei.
Rejestracja w systemie PES
Aby skorzystać z systemu musimy zarejestrować się w Portalu: https://prs-ekrs.ms.gov.pl/
W tym celu musimy skorzystać z Profilu Zaufanego (ePUAP) lub podpisu elektronicznego. Za ich pomocą podpiszemy i wyślemy także wnioski.
e-formularze KRS
Następnie musimy wybrać wniosek. W większości przypadków będzie to wniosek o rejestracje lub wniosek o zmianę. W przypadku wniosku o zmianę, system sam pobiera podstawowe informacje po naszym numerze KRS, co znacząco przyspiesza prace. Problemem jest ograniczenie w kopiowaniu i wklejaniu tekstu, Trzeba przepisywać ręcznie. Nie wiem czy jest to problem systemu czy przeglądarki (sprawdzałem na Mozilla i Safari). Być może to kwestia konfiguracji lub inny problem techniczny, który szybko zostanie naprawiony.
e-załączniki online
Jeżeli chodzi o same wnioski to wszystko jest zmianą na plus. W mojej opinii poprzednie formularze były tak niezrozumiałe, że każda zmiana byłaby na lepsze;) Problemem są jednak załączniki. Zmiany w KRS połączone są ze zmianami w zakresie aktów notarialnych. Rejestrując nową fundację lub spółkę, dostaniecie akt notarialny w formie elektronicznej. Z takiego aktu wystarczy wprowadzić numer aktu notarialnego w CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych) oznaczony jako Rep. N na akcie notarialnym. Inne załączniki muszą zostać dostarczone w jednym z trzech sposobów:
- Podpis elektroniczny pod dokumentem (nie każdy wie, że możemy wykorzystać w tym celu ePUAP);
- Skan dokumentu i dostarczenie oryginału w okresie 3 dni drogą pocztową (data nadania na poczcie);
- Skorzystanie z usług radcy prawnego lub adwokata, którzy mogą poświadczyć odpis takich dokumentów i złożyć za Ciebie wniosek.
W pierwszych tygodniach lipca pojawiał się również błąd z wgrywaniem załączników z polskimi znakami (dwukrotnie miałem z nim do czynienia). Jeżeli pojawi się error w trakcie wysyłania pliku, warto spróbować zmienić jego nazwę.
O ile w zakresie rejestracji spółek, system dość dobrze podpowiada jakie załączniki należy wysłać, to w przypadku fundacji i stowarzyszeń wciąż są niedociągnięcia. Warto posiłkować się listami załączników, opracowanymi na potrzeby papierowych wniosków. Przepisy prawa się nie zmieniły w tym zakresie, a więc nowy sposób składania nie zmienia zakresu składanych dokumentów.
Opłać, podpisz i wyślij do eKRS
Po wgraniu załączników i poprawnym wypełnieniu formularza, pojawi się możliwość opłacenia i podpisania wniosku. Wszelka korespondencja z sądem (pisma, zwroty, postanowienia) będą przesyłane na założone konto. W systemie mamy również dział pomocy, który obecnie jest dość ograniczony (3 przykładowe wnioski i parę instrukcji). Z czasem będziemy pewnie mogli liczyć na rozbudowę działu FAQ. Na tą chwilę jest dość skromnie.
Ocena eKRS
Osobiście długo czekałem na cyfryzację postepowań rejestrowych. Wypełnianie kilkunastu druków KRS miesięcznie znacząco zwiększało szansę na chorobę zawodową Ale poważnie, uważam, że przy dopracowaniu kwestii załączników i instrukcji, system znacznie uprości i skróci czas rejestracji nowych organizacji. Jeżeli potrzebujesz pomocy przy złożeniu wniosku w nowym systemie, zapraszam do współpracy w ramach mojej kancelarii 4NGO. Możesz też przeczytać więcej o cyfryzacji NGO w moich artykułach na temat zdalnego podejmowania decyzji w NGO.
